Datenschutzerklärung für das Gmail™ Add-on „E-Invoice Preview“

1. Überblick und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Google Workspace / Gmail™ Add-on „E-Invoice Preview“ bereitgestellt durch creoggio.de.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und die Vertraulichkeit Ihrer E-Mails sowie geschäftlichen Rechnungsdaten haben für uns höchste Priorität. Das Add-on ist nach dem Grundsatz „Privacy by Design“ entwickelt: Alle Rechnungsdaten werden ausschließlich lokal in Ihrer Google-Sitzung verarbeitet.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist der Anbieter dieser Website. Die vollständigen Kontaktdaten und rechtlichen Angaben finden Sie im Impressum.

3. Art der Datenverarbeitung und Berechtigungen (Google OAuth Scopes)

Um seine Kernfunktion – das Darstellen von E-Rechnungsdaten aus empfangenen E-Mails – zu erfüllen, fordert das Add-on über die Google Workspace-Plattform ausschließlich die dafür technisch zwingend erforderlichen Berechtigungen an. Neben den anwendungsspezifischen Gmail™-Berechtigungen werden zwei standardmäßige Profilberechtigungen von Google für die Kontoverknüpfung automatisch vorausgesetzt:

Zugriff auf Google-Nutzerdaten

Das Add-on greift ausschließlich auf die folgenden Google-Nutzerdaten zu:

• Inhalt der geöffneten Nachricht und Rechnungsanhänge: Beim Öffnen einer E-Mail liest das Add-on die aktuell geöffnete Nachricht aus, um elektronische Rechnungsanhänge (z. B. ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung) zu identifizieren und die strukturierten Rechnungsdaten auszulesen. Auf andere E-Mails Ihres Postfachs wird nicht zugegriffen.
• Google-Konto-E-Mail-Adresse: Die primäre E-Mail-Adresse wird von der Google-Plattform für die Authentifizierung und Kontozuordnung innerhalb der Sitzung bereitgestellt.
• Google-Profildaten: Das von Google standardmäßig zugewiesene Profil-Scope wird vom Add-on nicht ausgewertet; es werden keine personenbezogenen Profilinformationen abgerufen oder verarbeitet.

Nutzung und Zweck der Google-Nutzerdaten

Die abgerufenen Daten werden ausschließlich für den bestimmungsgemäßen Betrieb des Add-ons verwendet:

• Die Inhalte der Nachricht und der Rechnungsanhänge werden ausschließlich verwendet, um die strukturierte Vorschau der E-Rechnung lokal in der Seitenleiste darzustellen. Eine Verwendung für andere Zwecke findet nicht statt.
• Die Daten werden zu keinem Zeitpunkt zur Erstellung von Nutzerprofilen, für personalisierte Inhalte oder zum Trainieren von KI- oder Machine-Learning-Modellen eingesetzt.

Weitergabe, Übertragung und Offenlegung von Google-Nutzerdaten

Ihre Google-Nutzerdaten werden weder an creoggio noch an sonstige Dritte übertragen, geteilt oder offengelegt:

• Keine Übertragung an Dritte: Es erfolgt keine Weitergabe, kein Verkauf und keine Weiterleitung von Nachrichteninhalten, Anhängen oder Kontodaten an externe Server, Dienstleister oder andere Anwendungen.
• Vollständig clientseitige Ausführung: Die Verarbeitung findet ausschließlich lokal in der Google Workspace-Laufzeitumgebung in Ihrem Browser bzw. auf Ihrem Endgerät statt.
• Google-Infrastruktur: Da das Add-on innerhalb von Google Workspace betrieben wird, erfolgt die Bereitstellung der Laufzeitumgebung und der Gmail™-Dienste durch Google LLC gemäß den dort geltenden Datenschutzbestimmungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung zur Bereitstellung der Funktionalität des Add-ons) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines funktionierenden, nutzerfreundlichen Werkzeugs).

4. 100 % Lokale Verarbeitung – Kein Server-Upload, keine KI-Verarbeitung

Das Add-on überträgt keine Rechnungs- oder E-Mail-Daten an Server von creoggio, KI-Dienste (LLMs) oder sonstige Dritte. Die Nutzung von Gmail und der Google Workspace- Laufzeitumgebung erfolgt weiterhin über die Google-Plattform.

Das Extrahieren der strukturierten XML-Daten aus Rechnungsanhängen sowie das Rendern der E-Rechnungsvorschau erfolgen vollständig clientseitig in Ihrem Browser bzw. innerhalb der Laufzeitumgebung von Google Workspace auf Ihrem Endgerät.

Wir speichern zu keinem Zeitpunkt Inhalte Ihrer Nachrichten bzw. Anhänge und nutzen Daten zu keinem Zeitpunkt für das Training von KI- oder Sprachmodellen.

5. Einhaltung der Google API Services User Data Policy

Die Nutzung von Daten, die über Google-APIs empfangen werden, und die Weitergabe an andere Anwendungen halten sich strikt an die Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use Requirements).

6. Keine Weitergabe, kein Verkauf, keine Werbung

Ihre Daten werden von uns weder verkauft, noch vermietet, noch für Werbe- oder Marketingzwecke verwendet. Es werden keine Nutzerprofile erstellt und kein Cross-App-Tracking durchgeführt.

7. Speicherdauer und Deinstallation

Da keine Daten auf unseren Servern gespeichert werden, entfällt eine serverseitige Aufbewahrungsdauer.

Sie können die Berechtigungen für das Add-on jederzeit in Ihren Google-Kontoeinstellungen unter Sicherheit > Drittanbieter-Apps mit Kontozugriff widerrufen oder das Add-on über den Google Workspace Marketplace deinstallieren.

8. Ihre Rechte nach der DSGVO

Nach den Bestimmungen der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

9. Kontakt

Für Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem Gmail™ Add-on erreichen Sie uns jederzeit per E-Mail unter info@creoggio.de.

10. Markenhinweis

Gmail™ und Google Workspace® sind Marken von Google LLC. Dieses Add-on ist ein unabhängiges Angebot von creoggio und steht in keiner geschäftlichen oder gesellschaftsrechtlichen Verbindung zu Google LLC.